BBB-Richtlinie
BigBlueButton Nutzungsordnung THS Reutlingen
Stand: 08.12.2020
Nutzungsordnung BigBlueButton BW – THS Reutlingen
Inhalt
Inhalt..................................................................................................................................... 1
1 Rahmenbedingungen ..................................................................................................... 1
2 Webkonferenzen ............................................................................................................ 1
2.1 Zugangsdaten ......................................................................................................... 1
2.2 Daten, die im Rahmen einer Webkonferenz gespeichert werden ............................ 2
2.3 Datenlöschung ........................................................................................................ 2
2.4 Webkonferenz: Lehrer Schüler/in ....................................................................... 2
2.5 Webkonferenz (Schulleitung Lehrerkräfte; Lehrerkräfte Lehrkräfte; ............... 2
Schulleitungen Lehramtsanwärter/Lehrkräfte)............................................................... 2
2.6 Webkonferenz (Lehramtsanwärter Lehramtsanwärter) ....................................... 3
3 Regeln für Webkonferenzen und Fernunterricht ............................................................. 3
4 Empfehlungen für die Kommunikations- und Verhaltensregeln während........................ 4
Webkonferenzen................................................................................................................... 4
1 Rahmenbedingungen
Über Moodle BW können Webkonferenzräume in datenschutzkonformen Umgebungen zur
Durchführung von synchronen Phasen des Fernlernens in Gruppen sowie zur individuellen
Betreuung mit einem abgestuften Rollen- und Rechtemanagement eingerichtet und genutzt
werden.
2 Webkonferenzen
2.1 Zugangsdaten
- An einer Webkonferenz dürfen nur berechtigte Personen teilnehmen.
- An einer Webkonferenz müssen sich die Teilnehmer mit einem persönlichen Account mit
sicherem Passwort bzw. einen zeitlich befristeten, passwortgeschützten Link (Raum
Sharing) anmelden.
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- die Zugänge dürfen keinesfalls weitergegeben werden. Eine Weitergabe kann
strafrechtliche Folgen (Beihilfe und Mittäterschaft) haben.
2.2 Daten, die im Rahmen einer Webkonferenz gespeichert werden
Bei der Teilnahme an einer BigBlueButton Videokonferenz werden folgende Daten
verarbeitet:
- Nachname, Vorname
- Bild- und Tondaten
- Name des Raumes
- IP Nummer des Teilnehmers und Informationen zum genutzten Endgerät.
- Je nach Nutzung der Funktionen in einer Videokonferenz fallen Inhalte von Chats,
gesetzter Status, Beiträge zum geteilten Whiteboard, Eingaben bei Umfragen, durch
Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben an.
Die Aufzeichnung von Videokonferenzen ist deaktiviert.
2.3 Datenlöschung
Es werden keine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von
BigBlueButton dauerhaft gespeichert. Videokonferenzen werden nicht aufgezeichnet. Die
Inhalte von Chats, Notizen, geteilte Dateien und Whiteboards werden gelöscht, sobald ein
Konferenzraum geschlossen wird.
2.4 Webkonferenz: Lehrer Schüler/in
Da während der Corona-bedingten Sondersituation derzeit eine Erforderlichkeit zum Einsatz
von Web-/Videokonferenzen zur Realisierung von Unterricht für den Fall, dass ein
Präsenzunterricht vollständig nicht möglich ist, als gegeben betrachtet werden kann, benötigt
man keine Einwilligung der Schülerin / des Schülers.
Hinweis: Die Schülerin / der Schüler hat ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 EU-DSGVO,
über das er in der Nutzungsordnung zu informieren ist. Technisch bedeutet das, dass die
Schülerin / der Schüler r in der Lage sein muss, die Übertragung eines Bildes / Bewegtes
Bilde von ihm zu deaktivieren.
2.5 Webkonferenz (Schulleitung Lehrerkräfte; Lehrerkräfte Lehrkräfte;
Schulleitungen Lehramtsanwärter/Lehrkräfte)
Eine Webkonferenz kann durchgeführt werden sofern sie
- dienstlich erforderlich ist (Konferenzen, Abteilungskonferenzen).
- Bei besonders sensiblen Meetings/Gesprächen (bspw. Einstellungsgesprächen,
Beratungsgesprächen, …) ist die Leitung des Meetings in besonderer Verantwortung die
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Teilnahme zu schützen bzw. zu begrenzen. Geeignete Maßnahmen, wie z.B. ein
Passwort-Schutz, Warteraum mit Teilnahmezulassung, akustische und optische
Verifizierung der Teilnehmenden sind unabdingbar.
- Fortführungen von sensiblen Meetings/Gesprächen – nachdem eine teilnehmende
Person das Meeting scheinbar verlassen hat -, sind in dem Bewusstsein zu führen, dass
die optische nicht mehr anwesende Teilnehmende eventuell weiterhin/noch im Meeting
ist. Es ist in der alleinigen Verantwortung der Organisatoren das laufende Meeting ggf. zu
beenden und z.B. ein neues Meeting zu starten, um vertrauliche Gespräche zu führen.
2.6 Webkonferenz (Lehramtsanwärter Lehramtsanwärter)
Eine Webkonferenz kann durchgeführt werden sofern die beteiligten Personen zustimmen
3 Regeln für Webkonferenzen und Fernunterricht
- Bei Webkonferenzen und im Fernunterricht dürfen mittels BigBlueButton keine Daten
nach Art. 9 Datenschutzgrundverordnung (Gesundheitsdaten, personenbezogene Daten
aus denen rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder
weltanschauliche Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit sowie Daten zum
Sexualleben oder der sexuellen Orientierung hervorgehen) verarbeitet werden.
- Es ist grundsätzlich verboten, Gespräche und Übertragungen mitzuschneiden,
aufzuzeichnen, zu speichern auch mit jeder Art auch mit Drittsoftware oder bspw.
Handycams …, außer dass die Lehrkraft dies erlaubt.
- Es ist generell untersagt, dass ein Dritter (auch Eltern, Freunde Geschwister usw.) beim
Fernunterricht zuhören zusehen oder sonst wie einen Einblick in die Kommunikation
erhalten.
- Der persönliche Account für den Zugang zur Webkonferenz bzw. zum Fernunterricht darf
an keine andere Person weitergegeben werden.
- Keine Nutzung in öffentlich zugänglichen Räumen wie z.B. Cafés, Kneipen, Restaurants,
ÖPNV, Warteräume, Arztpraxen, Läden usw.
Hinweis: Wählen Sie einen passenden Ort für die Videokonferenz, wenn Bild- und
Tonübermittlung aktiviert sind, da die anderen Konferenzteilnehmerinnen und - teilnehmer ihr
privates Umfeld im Hintergrund sehen können. Ideal ist eine aufgeräumte Arbeitsumgebung
mit unaufgeregtem Hintergrund oder eine weiße Wand. Kommunizieren Sie diesen
Sachverhalt rechtzeitig vor der Konferenz auch an die Teilnehmenden.
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4 Empfehlungen für die Kommunikations- und Verhaltensregeln während
Webkonferenzen
- Die goldene Regel vorneweg: Wer nicht spricht, schaltet sein Mikrofon stumm! Headsets
sind zwar für die Tonqualität empfehlenswert, jedoch übertragen sie auch Atem- und
Schluckgeräusche besonders deutlich.
- Seien Sie sich bewusst, dass eine Kamera auf Sie gerichtet ist. Zeigen Sie eine
freundliche, offene Körperhaltung und Körpersprache. Lächeln Sie!
- Schauen Sie so oft wie möglich in die Kamera. Ihre Konferenzpartner werden dies als
direkte Ansprache wahrnehmen. Unter Umständen ist es hilfreich, einen Klebepunkt
knapp neben der Kameralinse zu befestigen, den man mit den Augen fokussieren kann.
- Schalten Sie – wenn möglich – ihr eigenes Kamerabild klein. Die Verlockung sich selbst
zu beobachten ist groß und lenkt Sie ab.
- Ändern Sie möglichst wenig an der Positionierung aus Ausrichtung der Kamera,
nachdem die Konferenz begonnen hat. Nachjustierungen wirken auf die
Konferenzteilnehmerinnen und –teilnehmer störend.
- Auch wenn die Webkonferenz am Computer stattfindet, vermeiden Sie
„Nebenbeschäftigungen“ wie Tippen auf der Tastatur oder Herumklicken in
verschiedenen Fenstern – vor allem bei aktiviertem Mikrofon. Wenn Ihr Betriebssystem
einen Nicht-Stören-Modus hat, schalten Sie ihn ein.
- Nutzen Sie auch den Chat von BigBlueButton nicht für Nebengespräche. Die Chats sind
für Fragen und Hilfen geeignet. Schalten Sie als Lehrkraft ggf. die privaten Chats von
Teilnehmerinnen und Teilnehmer ab.
- Setzen Sie klare verbale Signale für Redebeginn und Redeende. Sprechen Sie etwas
langsamer und deutlicher als in der direkten Kommunikation.
- Warten Sie – z.B. nach direkten Fragen – länger auf die Reaktion von Teilnehmerinnen
und Teilnehmern als bei direkten Gesprächen im „echten Leben“.
- Nutzen Sie Gestik bewusst auch für affirmative Signale beim Zuhören, wie z.B. ein
deutliches Nicken oder ein Daumen-nach-oben-Zeichen.
- Bei größeren Online-Seminaren: Lassen Sie sich bei Moderationsaufgaben unterstützen
um sich selbst auch besser auf die Kommunikation mit den Teilnehmerinnen und
Teilnehmern konzentrieren zu können. Bestimmen Sie beispielsweise einen Moderator
der die Statusicons und den Chat im Blick behält und Ihnen Wortmeldungen und Fragen
zum passenden Zeitpunkt weitergibt.